La información se puede
definir como el conjunto de datos que, transformados o modificados, tienen un
valor para aquellos usuarios que hacen uso de ellos.
“los datos están
constituidos por los registros de los hechos, acontecimientos, transacciones,
etc. Por el contrario, la información implica que los datos estén procesados de
tal manera que resulten útiles o significativos para el receptor de los mismos,
por lo que en cierto modo, los datos se pueden considerar la materia prima para
obtener información”.
A su vez, el sistema de
información se puede definir como: “un conjunto formal de procesos que,
operando sobre una colección de datos estructurada según las necesidades de la
empresa, recopilan elaboran y distribuyen la información (o parte de ella)
necesaria para las operaciones de dicha empresa y para las actividades de
dirección y control correspondientes, que permitan desempeñar su actividad de
acuerdo a su estrategia de negocio”.
Por lo tanto en un
sistema de información se puede encontrar un conjunto de subsistemas que
incluyen hardware, software y medios de almacenamiento de datos juntos, con el
fin de procesar entradas y convertirlas en salidas de información importantes
en la toma de decisiones.
El objetivo de un
sistema de información es ayudar al desempeño de las actividades que desarrolla
la empresa, suministrando la información adecuada, con la calidad requerida, a
la persona o departamento que lo solicita, en el momento y lugar especificados
con el formato más útil para el receptor.
El sistema de
información está al servicio de los objetivos dela empresa. Para lograr dichos
objetivos la empresa y sus individuos adoptan procedimientos y prácticas de
trabajo que deben resultar útiles y eficaces.
“todo sistema necesita
tener interacción con su medio exterior, el cual esta formado por todos los
objetos que se encuentran fuera de las fronteras de los sistemas, a esos sistemas
se les conoce como sistemas abiertos, ya que reciben entradas tanto del medio
exterior como internamente y producen salidas de importancia tanto internamente
como para el medio exterior. En contraste todos aquellos sistemas que no
interactúan con su medio se les llama sistemas cerrados, en realidad estos
sistemas no existen solo están como conceptos, solo existen los sistemas
abiertos”.
Tipos de sistemas de información
1.- Sistemas de procesamiento de transacciones.
Los sistemas de
procesamiento de transacciones o TPS (Transaction Procesation System), son
sistemas de información encargados de procesar gran cantidad de transacciones
rutinarias, eliminando el trabajo tedioso de las transacciones operacionales y
como resultado reducen el tiempo empleado en ejecutarlas, aunque los usuarios
todavía deben alimentar de datos a los TPS.
Los sistemas de
procesamiento de transacciones son sistemas que traspasan sistemas y permiten
que la organización interactué con ambientes externos. Debido a que los
administradores consultan los datos generados por el TPS para información al
minuto acerca de lo que está pasando en sus compañías, es esencial para las
operaciones diarias que estos sistemas funcionen lentamente y sin interrupción.
2.- sistemas de información gerencial.
Los sistemas de
información gerencial o MIS (Management Information System), son sistemas de
información computarizada que trabajan con la interacción entre usuarios y
ordenadores. Requieren que los usuarios, el software (programas de ordenador) y
el hardware (ordenadores, impresoras, etc.) trabajen a un mismo ritmo.
Los sistemas de
información gerencial dan soporte a un espectro más amplio de tareas
organizacionales, a comparación de los sistemas de procesamiento de
transacciones, los sistemas de información gerencial incluyen el análisis de
decisiones y la toma de decisiones.
Para poder ligar la
información, los usuarios de un sistema de información gerencial, comparten una
base de datos común. La base de datos guarda modelos que ayudan a los usuarios
a interpretar y aplicar esos mismos datos. Los sistemas de información
gerencial producen información que es utilizada en la toma de decisiones.
3.- sistemas de apoyo a decisiones.
Los sistemas de a poyo
a decisiones o DSS, se diferencian de los sistemas de información gerencial
tradicional, en que estos profundizan en lo que respecta a la toma de
decisiones en todas sus fases, aunque la decisión es del dominio del tomador de
decisiones.
Los sistemas de apoyo a
decisiones son realizados de acuerdo a las caracteristicas y necesidades
específicas de la persona o grupo que los utiliza a diferencia de los sistemas
de información gerencial tradicionales.
Un sistema de apoyo de
decisiones es una de varias formas de establecer un sistema de información para
una tarea clave administrativa o de organización; ciertamente, un sistema de
apoyo de decisiones esta realizado para una tarea administrativa o un problema
específico y su uso se limita a dicho problema o tarea. Los sistemas de apoyo
de decisiones suelen ser diseñados especialmente para servir a los
administradores en cualquier nivel de la organización.
4.- sistemas expertos e inteligencia artificial.
La inteligencia
artificial o AI es la actividad de proveer a maquinas como las computadoras de
la capacidad para exhibir conductas que se consideraría inteligente si se
observaran en seres humanos. La AI representa la aplicación más sofisticada de
las computadoras, pues busca duplicar algunos tipos de razonamiento humano.
Los sistemas expertos
usan los enfoques de razonamiento de la inteligencia artificial para resolver
los problemas que les plantean los usuarios de negocios. El sistema experto o
también llamado sistema basado en conocimiento, captura en forma efectiva y usa
el conocimiento de un experto para resolver un problema particular
experimentado en una empresa.
A diferencia de los
sistemas de apoyo de decisiones, los cuales dejan el libre dominio de la
decisión al tomador de decisiones, un sistema experto selecciona la mejor
solución a un problema en específico y la propone para la toma de decisiones.
5.- sistemas de apoyo a decisiones de grupo.
Un sistema de apoyo a
decisiones de grupo o GDSS es un sistema basado en ordenadores que apoyan a
grupos de personas que tienen una tarea común, y que sirve como interfaz con un
entorno compartido. El presupuesto en que se basa el GDSS es, que si se mejoran
las comunicaciones se pueden mejorar las decisiones.
Las comunicaciones se
mejoran, manteniendo la discusión enfocada en el problema, con lo que se pierde
menos tiempo. el tiempo que se ahorra puede dedicarse a un análisis más
exhaustivo del problema, lo que contribuye a una mejor definición del problema.
Ese tiempo también podría aprovecharse para identificar más alternativas. La
evaluación de más alternativas aumenta las posibilidades de encontrar una buena
solución.
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